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Oferta de emprego 02/2020: Asistente General de la Oficina Nacional OEI GT

Estado: Aberto/Em proceso

Escritório: Escritório nacional da OEI na Guatemala

Referência: 02/2020

Título: Asistente General de la Oficina Nacional OEI GT

Resumo: Descripción del puesto: Se convoca una plaza de Asistente General de la Oficina Nacional (ON) de la OEI Guatemala. 2. Funciones: Es el cargo que realiza las funciones de comunicación y gestión documental para toda la oficina, a la vez que brinda apoyo al Área Administrativa en las tareas contables para las que resulta importante la división de funciones.

Data de início: 30 de dezembro de 2020 00:00 (Hora Guatemala)*

Data de término: 20 de janeiro de 2021 20:32 (Hora Guatemala)*

Salário: Q6,000.00

Tipo de contratação: Permanente

Trabalho em tempo integral: Sim

Nível de educação: Cierre de Pensum de la Carrera de Comunicación, Administracion de Empresas, carreras afines.

Área de conhecimento: Comunicación y administrativo

Lugar de trabalho: Teletrabajo/presencial OEI Guatemala

E-mail(s) de contato:

convocatoriaspublicas@oei.org.gt

Conteúdo:

2.1 Principales funciones para el área de Comunicación Institucional:

  • Responsable de la coordinación de Comunicaciones entre la Secretaría General, la Oficina Nacional en Guatemala y las demás oficinas de la organización.
  • Promover la comunicación en redes sociales de la Oficina Nacional, proponiendo acciones de divulgación del trabajo de la OEI Guatemala a la Dirección.
  • Mantener un directorio actualizado de las organizaciones públicas nacionales y locales; privadas con interés en la RSE; ONGs, universidades, centros de pensamiento; organizaciones internacionales bilaterales y multilaterales; periodistas, expertos, consultores, proveedores y personas en general interesados en el quehacer en Educación, Ciencia, Cultura y Desarrollo Social que realiza la OEI.
  • Monitorear y promover el crecimiento de seguidores en las distintas plataformas a nivel nacional a través de informes con recomendaciones mensuales de redes sociales y página web que deberán ser enviados a todas las colaboradoras de la Oficina.
  • Proponer y/o desarrollar piezas y materiales gráficos surgido de las actividades de proyectos.
  • Editar notas de prensa preparadas por el Área Técnica y publicar comunicaciones sobre las acciones relacionadas al quehacer de la Oficina Nacional a través de las redes sociales (Twitter, Instagram y Facebook) de la OEI Guatemala.
  • Asesorar y apoyar al Área Técnica para realizar y tramitar los requerimientos de solicitudes de autorización cuando se requiera publicar una fotografía y/o de acuerdo con los requerimientos de la UE y la Secretaría General.
  • Llevar un archivo digital de las fotografías, videos e información relacionada a las actividades realizadas por la Oficina Nacional, organizado cronológicamente y por proyecto.
  • Responsable de la gestión de llamadas, mensajes y correo electrónico institucional (info@oei.org.gt) tanto de entrada como de salida y traslado de información a las áreas.
  • Atender requerimientos de las personas y organizaciones que acuden a la oficina nacional y con aquellas que la oficina guarda relaciones institucionales.
  • Programación y coordinación de envío de mensajería.

2.2 Principales funciones para el área de Gestión Documental:

  • Manejo actualizado del Catálogo de Publicaciones de OEI Guatemala
  • Elaborar y mantener actualizados registros de la documentación interna y externa, asociados a normativa, manuales de procedimientos y documentos que requieran seguimientos históricos.
  • Archivar, organizar, guardar y llevar un registro digital de los documentos entrantes y salientes.
  • Control, registro y archivo digital de los oficios externos recibidos y emitidos por la Oficina Nacional.
  • Entregar y recibir documentación de los proyectos y de la oficina nacional. (Control y registro)

2.3 Principales funciones para el área de coordinación técnica:

  • Asistir, organizar y preparar la logística de reuniones virtuales/presenciales que realice la coordinadora de programas y proyectos de la OEI Guatemala.
  • Apoyar en la organización de la logística presencial/virtual de procesos y eventos desarrollados por el Área de Programas y Proyectos tales como convocatoria de participantes virtual, telefónica y presencial.
  • Asistir a la coordinadora en la preparación de material requerido tales como fotocopias, listados e impresiones.
  • Enviar link y preparar las salas virtuales y/o presenciales para la realización de las reuniones de trabajo de la coordinadora con las contrapartes.
  • Asistir a la coordinadora de programas en talleres virtuales en plataformas definidas.
  • Preparación de listados, ayudas memoria y documentos para reuniones en el marco de proyectos.

2.4 Principales funciones para el área de administrativa:

  • Atención virtual y/o presencial a proveedores y consultores para la recepción de documentación.
  • Recepción de facturas relacionadas a los gastos de la Estructura de la Oficina Nacional.
  • Elaboración de solicitud de gastos en el sistema Gesproei.
  • Elaboración de exenciones de IVA en el Sistema EXENIVA de la SAT.
  • Escaneo y archivo digital de los documentos contables que soportan los informes económicos presentados por la administradora.
  • Responsable de cotizaciones de los pedidos de librería, suministros de limpieza y compras relacionadas a la Estructura de la Oficina Nacional.
  • Gestión de cotizaciones y proceso de compras, reserva de hoteles, boletos aéreos y otras actividades relacionadas con viajes del director nacional, coordinador/a de programas y proyectos y Responsable de administración
  • Responsable del fondo de caja chica de la Oficina Nacional (registro en el sistema, manejo del fondo, liquidación y control de gastos menores).
  • Control y uso del equipo que se utiliza de la sala de reuniones y del equipo que se presta para la realización de talleres. (control de salida y control de entrada)
  • Control del correcto uso de insumos de oficina (útiles, enseres, materiales de oficina e insumos de limpieza).
  1. Requisitos y méritos adicionales:

3.1.      Requisitos:

  1. Formación y experiencia:
  • Cierre de pensum universitario en las Carreras de: Ciencias de la Comunicación, Administración de Empresas y/o carreras afines.
  1. Experiencia:
  • Al menos 3 años de experiencia en el ámbito con organismos internacionales, ONG’s , instituciones públicas o privadas..
  • Al menos 1 años de experiencia o similar en el área administrativa.
  1. Competencias profesionales y personales:
  • Habilidades de comunicación verbal y escrita. Excelente capacidad de redacción y sintesis con especial referencia a notas de prensa, oficios, ayudas memorias y publicaciones en redes.
  • Manejo avanzado de herramientas tecnológicas (Software, plataformas, aplicaciones, equipos y programas de comunicación, escáner, etc)
  • Planificación y Organización: Establecer planes de trabajo para cumplir con las tareas encomendadas.
  • Proactivo, dinámico, se anticipa a posibles dificultades buscando soluciones coordinadas y eficientes
  • Flexibilidad: Capacidad de adaptación a cambios en la planificación de las autoridades, realizando las respectivas modificaciones en la planificación y organización de tareas.
  • comunicación efectiva: Permanente retroalimentación informativa con pares y superiores, de manera asertiva y coordinada.
  • Preocupación por el orden y la calidad: Verifica permanentemente la exactitud de la información y la calidad en el cumplimiento de las tareas asignadas. De igual forma, mantiene registros claros de las actividades efectuadas.
  • Responsabilidad y calidad: Asume plenamente la confidencialidad y privacidad de la información que maneja y la obligación de responder dentro de los plazos y niveles de calidad exigidos, con las tareas asignadas.
  • Buena capacidad de atención y servicio a personal interno y externo de la organización.
  • Disposición y capacidad para trabajar en equipo y bajo supervisión.
  • Excelentes relaciones interpersonales y habilidades para establecer relaciones laborales armoniosas y contribuir a la creación de un clima institucional con principios y valores de respeto, honestidad, lealtad, equidad e inclusión.
  • Excelente presentación.
  1. Dependencia:

El/la asistente general de la oficina nacional dependerá orgánica y funcionalmente de la Coordinación técnica y de la Administración de Oficina Nacional OEI Guatemala.

5..        Condiciones laborales y fecha de incorporación:

  • Contrato laboral a plazo indefinido a cargo de la OEI, con un período de prueba inicial de 2 meses.
  • Salario bruto mensual de Q. 6,000.00 (seis mil quetzales) más prestaciones de ley.
  • Fecha prevista de incorporación: 1 de febrero de 2021.
  • Jornada laboral: Tiempo completo.
  • El horario y calendario laboral se adecuará a la normativa de la institución
  • El lugar de trabajo habitual será la oficina de la OEI en Guatemala. El/la Asistente General de Oficina deberá contar con condiciones para el teletrabajo, de así requerirse.
  1. Proceso de selección:
  • Presentación de solicitudes

Las solicitudes deberán presentarse necesariamente por correo electrónico a la dirección de correo convocatoriaspublicas@oei.org.gt, indicando la referencia: "Asistente General de la Oficina OEI GT” y deberán incorporar lo siguiente:

Carta de motivación de interés que incluya la aspiración salarial.

Currículo de extensión no superior a 4 hojas.

Anexo relativo a la cláusula informativa sobre la protección de datos publicada junto a la convocatoria. Favor llenar el formato “Autorización de tratamiento de datos para vacante de empleos OEI”.

  • El plazo de presentación de solicitudes finalizará a las 24 horas (hora Guatemala) del 20 de enero de 2021. Las solicitudes o documentación recibidos después de esta fecha no serán consideradas.
  • El proceso de selección será dirigido hasta su finalización por una Comisión de Valoración y comprenderá las siguientes fases:
  • Admisión de las candidaturas que cumplen los requisitos exigidos.
  • Valoración de los currículos y méritos adicionales.
  • Selección de los currículos que pasarán a la fase de entrevista.
  • Entrevista personal.
  • Selección del candidato y comunicación al mismo.
  • Comunicación vía correo electrónico a todos los candidatos no seleccionados del resultado de la convocatoria.
    • De entre los candidatos que superen las dos primeras fases del proceso, se seleccionará una lista corta para el puesto convocado, a los que se realizará una entrevista personal y prueba de conocimientos.
    • Las entrevistas se realizarán en los días 27 y 28 de enero de 2021.
    • Los candidatos que no reciban comunicación antes de esa fecha se entenderán que no seleccionados.
    • En cualquier momento de la selección, la Comisión de Valoración podrá recabar de los candidatos acreditación de los datos reflejados en el currículo presentado, así como la realización de una prueba de aptitud si lo considerara conveniente
    • Plazos:
  • Los candidatos podrán remitir su carta de interés y hoja de vida hasta el 20 de enero de 2021.
  • Dentro del plazo no mayor a 10 días posteriores a la finalización del plazo de recepción de hojas de vida se realizará la entrevista y la prueba de conocimientos.
  • Sólo se responderá a las candidaturas preseleccionadas. Si en el plazo mencionado en el punto anterior no ha recibido comunicación por nuestra parte se entiende que su postulación no ha sido seleccionada.
  • Las personas seleccionadas podrán ser convocadas a las pruebas y/o entrevistas que estime necesarias la Organización.
  • Finalizado el periodo de entrevistas se le comunicará a todos los entrevistados a través de del correo electrónico, el resultado del proceso.

* Todas as datas são relativas ao fuso horário de Guatemala

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